آموزش ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت ایران

ثبت‌سفارش اولین و مهم‌ترین قدم در فرآیند واردات است؛ مرحله‌ای که بدون آن هیچ کالایی اجازه ورود به کشور را نخواهد داشت. این فرآیند اما فقط یک ثبت ساده نیست، بلکه مجموعه‌ای از قوانین، مجوزها و کنترل‌های بانکی و گمرکی را در بر می‌گیرد.

بسیاری از بازرگانان و حتی واردکنندگان تازه‌کار در همین گام با چالش‌هایی مثل نقص مدارک، خطاهای سیستمی یا تأخیر در دریافت مجوزها روبه‌رو می‌شوند. آشنایی کامل با مراحل سامانه جامع تجارت، نه‌تنها ریسک این مشکلات را کاهش می‌دهد، بلکه مسیر واردات را شفاف‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر می‌کند.

پیشنهاد کاربران:

راهنمای جامع خودروهای وارداتی ۱۴۰۳: از ثبت‌نام تا اعلام نتایج قرعه‌کشی

وام خودرو برای فرهنگیان در سال ۱۴۰۴

راهنمای سریع ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت ایران

آشنایی با سامانه جامع تجارت (NTSW)

سامانه جامع تجارت ایران به آدرس ntsw.ir درگاه رسمی و یکپارچه‌ای است که همه فرآیندهای مرتبط با تجارت خارجی کشور از طریق آن مدیریت می‌شود. این سامانه با هدف شفاف‌سازی و حذف رویه‌های پراکنده طراحی شده و امروز به نقطه شروع هر فعالیت وارداتی تبدیل شده است.

در این سامانه می‌توان مراحل مختلف واردات را به‌صورت سیستمی انجام داد: از ثبت‌سفارش کالا و بارگذاری پیش‌فاکتور گرفته تا استعلام ضوابط کالایی، دریافت و ثبت مجوزهای سازمان‌های مرتبط و در نهایت اخذ شماره هشت‌رقمی سفارش و کد ساتا برای آغاز فرآیند بانکی.

به بیان ساده، سامانه جامع تجارت پلی است میان بازرگان، نهادهای دولتی و بانک مرکزی؛ جایی که همه چیز از مسیر رسمی و شفاف انجام می‌شود و واردکننده می‌تواند با پیگیری آنلاین، از وضعیت پرونده خود در هر مرحله مطلع شود.

شرایط و مدارک مورد نیاز برای ثبت‌سفارش

پیش از آن‌که واردکننده بتواند کالای خود را در سامانه جامع تجارت ثبت کند، باید مجموعه‌ای از مدارک و اطلاعات آماده باشد. این مدارک بسته به آنکه فرد به‌صورت حقیقی یا از طرف یک شرکت حقوقی اقدام می‌کند، متفاوت است.

• اشخاص حقیقی: برای افراد عادی، ارائه مدارکی مانند کارت ملی معتبر، شماره تلفن همراه فعال و کد پستی محل سکونت کافی است تا امکان ثبت‌نام و ورود به سامانه فراهم شود.
• اشخاص حقوقی: شرکت‌ها علاوه بر مدارک هویتی مدیرعامل، باید آگهی روزنامه رسمی و سایر مستندات قانونی را بارگذاری کنند تا هویت سازمانی آن‌ها تأیید شود.

در کنار این موارد، وجود یک پیش‌فاکتور معتبر از فروشنده خارجی شرط اصلی آغاز فرآیند است. این پیش‌فاکتور باید شامل مشخصات فروشنده، جزئیات کالا و شرایط قرارداد باشد.

همچنین واردکننده باید اطلاعات دقیق مربوط به قرارداد (اینکوترمز)، روش حمل‌ونقل و مرز ورودی گمرک را ثبت کند تا مسیر ترخیص از ابتدا مشخص باشد.

در نهایت، فهرست کالاها باید با ذکر تعرفه هشت‌رقمی گمرکی در سامانه وارد شود. در برخی اقلام خاص مانند مواد غذایی و دارویی، علاوه بر این، درج کد IRC نیز الزامی است تا تطابق با ضوابط بهداشت و درمان بررسی گردد.

مراحل ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت

فرآیند ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت یک مسیر چندمرحله‌ای است که اگر درست طی شود، هم از اتلاف زمان جلوگیری می‌کند و هم احتمال رد یا نقص پرونده را به حداقل می‌رساند. مراحل اصلی به این صورت است:

ثبت‌نام و ورود به سامانه

اولین قدم، ایجاد حساب کاربری در سایت ntsw.ir است. برای این کار، اطلاعات هویتی (کد ملی، شماره موبایل، کدپستی) وارد می‌شود و پس از دریافت کد تأیید پیامکی، رمز عبور انتخاب شده و کاربر می‌تواند وارد پنل شخصی خود شود.

معرفی شرکت (برای اشخاص حقوقی)

اگر ثبت‌سفارش توسط یک شرکت انجام می‌شود، باید بخش معرفی شرکت تکمیل شود. در این مرحله، اطلاعات ثبتی شرکت وارد شده و آگهی روزنامه رسمی بارگذاری می‌شود. این اقدام برای احراز هویت حقوقی شرکت الزامی است.

ثبت پیش‌فاکتور

در این مرحله، اطلاعات مربوط به فروشنده خارجی و جزئیات کالا ثبت می‌شود. فروشنده می‌تواند حقیقی یا حقوقی باشد و مشخصات کامل او باید در سامانه درج شود. همچنین اقلام کالا با ذکر تعرفه هشت‌رقمی وارد می‌شوند. در پایان، فایل پیش‌فاکتور باید بارگذاری شود؛ نکته مهم اینکه سامانه تنها فرمت JPG یا JPEG را می‌پذیرد، نه PDF.

استعلام ضوابط و دریافت مجوزها

پس از ثبت پیش‌فاکتور، سامانه به‌طور خودکار بررسی می‌کند که آیا کالای مورد نظر نیاز به مجوزهای خاص دارد یا خیر. اگر بله، کاربر باید درخواست مجوز را برای سازمان‌های مربوطه ارسال کند و پس از دریافت کد ۱۴ رقمی مجوز، آن را در سامانه ثبت نماید. وضعیت هر مجوز به‌صورت آنلاین (تأیید، نقص یا رد) قابل مشاهده است.

ثبت درخواست سفارش و پرداخت کارمزد

وقتی همه مجوزها تأیید شد، واردکننده می‌تواند درخواست نهایی ثبت‌سفارش را ارسال کند. پس از پرداخت کارمزد سامانه، یک شماره هشت‌رقمی ثبت‌سفارش صادر می‌شود که در واقع شناسنامه رسمی کالا برای ادامه مراحل واردات است.

تعیین منشاء ارز (فاز بانکی)

آخرین مرحله، معرفی منشاء ارز است. در این بخش، واردکننده مشخص می‌کند هزینه خرید کالا از کجا و با چه روشی پرداخت خواهد شد. انتخاب بانک عامل و ثبت اطلاعات ارزی انجام می‌شود تا فرآیند بانکی زیر نظر بانک مرکزی ادامه یابد.

خطاهای متداول در ثبت‌سفارش و راه‌حل‌ها

ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت اگرچه فرآیندی مشخص و سیستمی است، اما در عمل بسیاری از کاربران با خطاهایی مواجه می‌شوند که مانع ادامه کار می‌شود. شناخت این خطاها و راه‌حلشان می‌تواند از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کند.

عدم تطابق اطلاعات مدیرعامل

یکی از خطاهای پرتکرار زمانی رخ می‌دهد که اطلاعات مدیرعامل وارد شده با آگهی روزنامه رسمی یا کد ملی مطابقت ندارد. راه‌حل این مشکل، بارگذاری مستندات به‌روز (آخرین تغییرات آگهی رسمی) و اصلاح اطلاعات در سامانه است.

خطای فرمت پیش‌فاکتور

بسیاری از کاربران فایل پیش‌فاکتور را با فرمت PDF یا سایر فرمت‌ها بارگذاری می‌کنند، در حالی که سامانه تنها JPG/JPEG را می‌پذیرد. تبدیل فایل به این فرمت ساده‌ترین راه برای رفع مشکل است.

خطاهای مرتبط با اقلام سلامت (IRC)

برای کالاهای دارویی، غذایی یا تجهیزات پزشکی، درج کد IRC ضروری است. اگر شرح کالا با مشخصات IRC مطابقت نداشته باشد، سامانه خطا می‌دهد. در این موارد باید اطلاعات کالا دقیقاً مطابق با پروانه IRC ثبت شود تا سامانه آن را تأیید کند.

نقش پلتفرم‌های خدماتی مثل ویکی‌شاپ در تسهیل ثبت‌سفارش

ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت برای بسیاری از واردکنندگان، به‌ویژه کسانی که تجربه کافی ندارند، می‌تواند فرآیندی زمان‌بر و پر از خطا باشد. در این میان، پلتفرم‌هایی مانند ویکی‌شاپ نقش یک همراه حرفه‌ای را ایفا می‌کنند و مسیر را ساده‌تر و شفاف‌تر می‌سازند.

شفاف‌سازی روند ثبت‌سفارش: ویکی‌شاپ با ارائه توضیحات مرحله‌به‌مرحله، به کاربران کمک می‌کند از همان ابتدا بدانند چه مدارکی نیاز است و هر مرحله دقیقاً چه کاری باید انجام شود.

مشاوره در آماده‌سازی مدارک و پیش‌فاکتور: بسیاری از رد شدن‌ها یا نقص پرونده‌ها به دلیل مدارک ناقص یا فرمت اشتباه فایل‌هاست. مشاوره تخصصی ویکی‌شاپ در این بخش، جلوی خطاها را می‌گیرد.

پیگیری مجوزها و امور بانکی: از دریافت مجوزهای لازم برای کالا گرفته تا معرفی بانک عامل و ثبت منشاء ارز، ویکی‌شاپ می‌تواند بار اداری و بانکی این فرآیند را برای کاربر سبک‌تر کند.

کاهش زمان و هزینه: مدیریت حرفه‌ای مراحل توسط ویکی‌شاپ، هم مانع اتلاف وقت در سامانه می‌شود و هم از هزینه‌های اضافی ناشی از خطا و تأخیر جلوگیری می‌کند. نتیجه، یک فرآیند مطمئن و سریع‌تر برای واردات است.

پرسش‌های متداول

ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت چطور انجام می‌شود؟
با ورود به سایت ntsw.ir، واردکننده می‌تواند با استفاده از کد ملی، شماره موبایل و کدپستی ثبت‌نام کند و پس از دریافت کد تأیید، حساب کاربری خود را فعال نماید.

چه کسانی می‌توانند ثبت‌سفارش کنند؟
هم اشخاص حقیقی (افراد با کارت ملی و مدارک هویتی) و هم اشخاص حقوقی (شرکت‌ها) امکان ثبت‌سفارش دارند.

مدارک لازم برای شرکت‌ها چیست؟
شرکت‌ها باید آگهی روزنامه رسمی، اطلاعات مدیرعامل و مدارک هویتی او را در سامانه بارگذاری کنند.

پیش‌فاکتور چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
باید شامل مشخصات فروشنده خارجی، جزئیات کالا، شرایط قرارداد و قیمت باشد. همچنین باید در سامانه با فرمت JPG یا JPEG بارگذاری شود.

کد ساتا چیست؟
کد ساتا شناسه‌ای است که پس از ثبت‌سفارش و تعیین منشاء ارز صادر می‌شود و به بانک عامل امکان پیگیری و انجام تراکنش ارزی را می‌دهد.

زمان صدور شماره ۸ رقمی ثبت‌سفارش چقدر است؟
پس از تکمیل پیش‌فاکتور و اخذ مجوزهای لازم و پرداخت کارمزد، شماره ۸ رقمی معمولاً در همان روز صادر می‌شود.

اگر کالا نیاز به مجوز داشته باشد چه باید کرد؟
باید از طریق سامانه درخواست مجوز داده شود و کد ۱۴ رقمی مجوز هر سازمان برای کالا ثبت گردد. بدون این کد، فرآیند ادامه پیدا نمی‌کند.

خطاهای متداول ثبت‌سفارش چیست؟
مهم‌ترین خطاها شامل عدم تطابق اطلاعات مدیرعامل، فرمت اشتباه پیش‌فاکتور و ثبت نادرست اطلاعات IRC برای کالاهای سلامت است.

منشاء ارز چگونه تعیین می‌شود؟
پس از دریافت شماره ثبت‌سفارش، واردکننده باید اطلاعات پرداخت از خارج کشور را در سامانه وارد کرده و بانک عامل را مشخص کند.

ویکی‌شاپ در کدام مراحل ثبت‌سفارش می‌تواند کمک کند؟
از آماده‌سازی مدارک و پیش‌فاکتور گرفته تا پیگیری مجوزها، انتخاب بانک عامل و تعیین منشاء ارز، ویکی‌شاپ همراه واردکننده است و روند را شفاف‌تر و سریع‌تر می‌کند.

جمع‌بندی

ثبت‌سفارش در سامانه جامع تجارت ایران، اولین و حیاتی‌ترین گام برای واردات کالا است. این فرآیند شامل ثبت‌نام، بارگذاری پیش‌فاکتور، اخذ مجوزهای سازمانی، دریافت شماره ۸ رقمی سفارش و در نهایت تعیین منشاء ارز است. آشنایی با جزئیات هر مرحله، واردکننده را از خطاها و تأخیرهای رایج دور می‌کند.

برای آنکه این مسیر بدون پیچیدگی و با حداقل هزینه طی شود، استفاده از خدمات تخصصی و پلتفرم‌هایی مانند ویکی‌شاپ توصیه می‌شود؛ چرا که با تجربه و مشاوره حرفه‌ای، روند ثبت‌سفارش را ساده‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر می‌سازد.